전략물자 자율준수 가이던스 (3)
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전략물자관리원은 올 1월 전략물자 자율준수 가이던스 책자를 발간한바 있습니다. 본 안내책자는 자율준수체제를 도입하고자 하는 기업에게 이에 대한 검토단계에서부터 운영까지의 전반적인 방향을 제시하기 위해 자율준수무역거래자 지정기업들의 요구 사항과 지정심사 및 이행실태점검 등을 통한 개선사항 등을 발굴하여 매년 개정ㆍ발간하고 있습니다. 이번호부터 해당 책자에 대한 내용을 요약,정리하여 연재토록 할 예정이오니 많은 관심 부탁드립니다.
* 해당 책자의 원문은 첨부된 PDF파일을 참고하시기 바랍니다. |
(2) 업종별 판정방법
전략물자 판정은 기업이 품목의 기술적 특성에 대한 정보를 보유, 파악하고 있는 정도에 따라 자가판정 또는 사전판정을 통해 수행한다. 제조업체의 경우 취급하는 품목에 대한 기술적 특성을 잘 알고 있으며, 관련 자료도 확보하고 있으므로, 이때에는 기업이 스스로 자가판정을 하는 것이 바람직하다. 취급품목에 대한 정보가 부족하고, 내부적으로 기술지식을 갖춘 인력이 없는 물류업체 또는 무역업체의 경우에는 일반적으로 제품을 공급한 제조업체로부터 판정결과를 얻거나 제품정보를 입수하여 사전판정을 신청하여야 한다.
(가) 제조업체
제조업체의 경우 자사에서 취급하는 제품의 사양 및 기술적인 자료를 내부적으로 보유하고 있을 것이다. 따라서, 품목에 대해 자세히 알고 있는 제품 개발관련 부서가 직접 자가판정을 실시하거나, 자가판정이 불가능할 경우에도 전략물자관리원 등 전문기관에 사전판정을 의뢰할 수 있다.
영업부서에서 고객으로부터 신규 주문을 받은 경우 또는 제품을 신규로 연구 개발한 경우 전략물자 해당여부에 대해 판정하여 그 결과를 관리해야 한다. 만약 해당 품목에 대한 판정결과를 보유하고 있다면 이에 대한 확인이 가능할 것이며, 이 경우 바로 거래심사 절차로 넘어가면 될 것이다.
판정결과를 보유하고 있지 않다면 전략물자관리부서는 우선적으로 연구개발부서 등 판정전담부서에 자가판정을 요청하게 된다. 판정전담부서는 자가판정이 가능하다면 판정을 수행하여 그 결과를 전략물자관리팀으로 통보하고 전략물자관리팀은 그 결과를 등록하여 공유할 수 있도록 한다. 자가판정이 불가능한 경우에는 전략물자관리원 등 전문기관에 사전판정을 신청한다.
(나) 무역업체/물류업체
물류업체 또는 무역업체는 전략물자를 직접 제조하지 않으므로 자체 판정능력은 실질적으로 어려우며, 판정을 위한 제품의 사양을 파악하는 것 역시 쉽지 않다. 이러한 경우 거래업체로부터 사전판정서 또는 전략물자 비해당 신고서 등 문서화된 판정결과나 제품의 기술사양서 등 사전판정 신청을 위한 정보를 입수해야 한다. 이를 위해서는 해당 기업과 계약관계 등을 통해 제품에 대한 정보 제공을 의무화하는 것이 필요하며, 이런 의무 부여를 통해 거래상대방에게 경각심을 일깨우고 불법수출로 인한 피해 발생 시 면책이나 구상권 행사 등이 가능하도록 해야 한다. 하지만 여기서 주의할 점은 이러한 계약관계로 전략물자 불법수출로 인한 벌칙에 대한 구상권 행사를 통해 피해를 줄일 수 있을 지라도 전략물자 불법수출에 대한 책임은 피할 수 없으므로 기업은 전략물자 해당여부 확인에 대해 나름대로의 대책을 강구해야만 한다.
나. 상황허가 대상여부 확인
수출하고자 하는 품목이 전략물자에는 해당되지 아니하나 대량파괴무기 등의 개발 및 생산 등의 용도로 전용될 가능성이 높은 물품 등을 수출하고자 하는 자는 해당 물품 등의 수입자 또는 최종 사용자가 그 물품 등을 대량파괴무기 등의 개발 등의 용도로 전용할 의도가 있는지 여부를 반드시 확인하고 그 결과 거래 의심징후에 해당하거나 또는 그러한 의도가 있다고 의심되는 경우 허가기관의 장에게 상황허가를 신청하여야 한다. 전략물자수출입고시 제39조에서는 상황허가의 대상을 고시하고 있으므로, 수출거래시 거래상대방에게서 해당 의심징후를 포착하였다면, 반드시 수출허가기관에 상황허가를 신청하거나 사전 협의하여야 한다.
다. 거래상대방 및 최종용도 확인
앞에서 살펴본 바와 같이 전략물자에 해당되는 품목이거나 전략물자에 해당되지는 않지만 의심징후를 발견한 경우, 기업은 거래상대방에 대한 적격성여부 확인과 수출하는 품목의 최종용도가 안전한지에 대한 확인과정을 거쳐 최종 수출허가 신청여부 및 거래진행 여부를 결정하게 된다.
거래상대방 및 최종용도에 대한 확인은 품목을 직접 생산하고 수출하는 제조ㆍ무역업체 뿐만 아니라 최종 수출되기까지 화물을 취급하는 운송업, 창고업 등 공급망에 속한 모든 업체들도 반드시 거쳐야 하는 절차이다. 더욱이 전략물자를 국내 항만 또는 공항을 이용하여 경유하거나 국내에서 환적하는 경우에도 허가를 받도록 하고 있다. 따라서, 물류업체는 취급하는 화물이 전략물자에 해당되는지 여부와 적법한 절차에 따라 수출되었는지, 수입자 및 최종수하인 등 화물의 수령인이 대량파괴무기 등의 제조, 개발 등의 용도로 이용할 우려가 있는지 등에 대한 여부도 검증해야 한다.
(1) 확인 방법
(가) 거래상대방 확인
거래상대방 확인에서 필수적으로 해야 하는 사항은 수입자, 수하인 또는 최종사용자 등이 UN 및 국제수출통제체제 등 국제사회에서 거래부적격자로 등재된 대상자에 해당되는지 여부를 확인하는 것이다. 거래상대방 확인은 최초 계약시 뿐만 아니라 정기적으로 재확인을 실시해야 한다.
지식경제부는 기업의 업무 편의를 제공하기 위해 전략물자관리시스템(YesTrade)을 통해 거래부적격자를 검색할 수 있는 검색 도구를 제공하고 있다. 거래부적격자를 검색하기 위해서는 전략물자관리시스템 홈페이지(www.yestrade.go.kr)에 접속하여 “Denial List” 검색란에 기업명을 영문으로 입력하면 된다. 해당 기업이 거래부적격자가 아닌 경우에는 “Denial List가 아닙니다.”라는 문구가 나오게 되며, 거래부적격자가 의심스러운 경우에는 “지식경제부 전략물자관리팀으로 문의바랍니다.”라는 안내가 나오고 그럴 경우에는 반드시 지식경제부에 문의하여 거래부적격자 해당여부를 확인해야 한다. 거래부적격자 확인을 보다 면밀하게 진행하기 위해서는 전략물자관리시스템에서 제공하는 검색도구 외에 각국 정부가 제공하는 거래부적격자 리스트를 이용하거나 사용료가 비싸긴 하지만 미국의 MK Data's Denial List 등 해외의 유료서비스를 활용하는 것도 좋다.
(나) 최종용도 확인
거래상대방에 대한 심사결과 부적격 사항이 발견되지 않더라도, 최종용도 확인을 거쳐 거래진행 여부 및 상황허가 신청여부를 결정해야 한다. 용도 심사는 크게 고객(존재 및 신원, 군 및 무기관련 등), 물품 및 기술의 사용 목적(사용 목적과 사용의 합리성 등), 설치 및 사용 장소(군 관계, 기밀도 등), 계약내용 등의 항목으로 심사를 한다.
(2) 업종별 확인절차
(가) 제조/무역업체
거래상대방 확인은 거래상대방에 대해 가장 잘 알 수 있고, 정보 입수가 용이한 영업부문에서 담당하는 것이 좋다. 물론, 이에 대한 최종적인 확인은 전략물자관리팀을 통해 이루어져야 한다. 거래상대방 확인은 직접 거래하는 사업부문 뿐만 아니라 전체 법인단위로 실시한다. 주문자, 수입자, 최종사용자가 다를 경우에는 각각 확인하여야 한다.
거래상대방 확인 결과 거래부적격자에 해당되는 경우에는 거래를 중단하는 것이 바람직하며, 거래부적격자는 아니나 의심스러운 경우에는 최종사용자서약서, 수입국정부가 발행하는 수입목적확인서를 요구하거나 상황허가 신청을 통해 최소한의 위험도 차단하는 것이 좋다.
(나) 물류업체(운송업체, 창고업체 등)
물류업체의 경우 전략물자 판정과 마찬가지로 거래상대방 및 용도 확인이 어려울 수 있다. 수출품목을 최종적으로 전달받게 되는 최종수하인 또는 최종사용자가 직접적인 거래상대방이 아닌 화주 또는 위탁업체의 계약당사자여서 상대업체에 대한 정보입수가 곤란하기 때문이다.
이 경우 물류업체는 화주와의 계약관계 등을 통해 최종사용자 및 최종용도에 대한 정보를 제공해 줄 것을 의무화해야 한다. 또한, 화물관련 서류상에서도 파악이 가능한 다음 단계의 중간수하인 등에 대해서는 물류업체가 직접 확인하도록 한다. 특히 이란, 시리아 등 우려국가의 경우에는 국영선사에 대해서도 국제사회의 제재조치가 내려지고 있으므로, 도착지가 이들 국가에 해당되면 수시로 수하인에 대한 확인을 실시해야 한다.
라. 수출허가 신청
기업은 위와 같은 전략물자 해당여부 판정 및 거래심사를 통해 허가대상 여부인지를 결정하고 필요한 경우 수출허가를 신청한다. 수출허가의 신청은 전략물자관리팀이 전담하여 수행하고 그 결과를 DB화하는 것이 바람직하다.
(1) 수출허가 소관부처 파악
전략물자 허가기관은 취급하는 품목에 따라 구분된다. 수출품목이 일반산업용 전략물자 또는 일반 방산물자인 경우 지식경제부, 주요방산물자의 경우 방위사업청, 원자력전용 전략품목인 경우 교육과학기술부이며, 대북 반출입물자의 경우에는 품목에 관계없이 통일부로 허가를 신청해야 한다.
< 전략물자 수출허가 소관부처 >
(2) 허가신청
전략물자 수출허가의 종류에는 크게 개별수출허가, 상황허가, 중개허가, 경유허가, 환적허가 및 포괄수출허가가 있으며, 포괄수출허가는 다시 수입국에 따라 일반포괄수출허가와 특정포괄수출허가로 나누어진다.
이중 개별수출허가의 경우 허가면제 사유에 해당되는지 여부를 확인하여야 한다. 현재 허가면제사유는 물자의 경우 9가지, 기술의 경우 2가지가 있으며, 이는 전략물자수출입고시 제26조에 명시되어 있다. 단, 수출허가를 면제받는 경우에도 수출 후 7일 이내에 해당 허가기관의 장에게 수출거래보고서를 제출해야 한다.
허가의 종류에 따라 허가신청서 이외에 첨부서류를 준비해야 한다. 특히 첨부서류 중 수입목적확인서, 최종수하인 진술서, 최종사용자 서약서 등은 준비에 상당한 기간이 소요되므로 미리 준비하는 것이 좋다. 또한, 허가별 구비서류 및 제출면제 사유가 다양하므로 수출허가 담당자는 이를 충분히 파악하고 있어야만 한다.
허가절차는 수출하고자 하는 지역이 “가”지역인 경우 접수일로부터 5일, “나”지역인 경우 접수일로부터 15일 이내에 처리되나, 별도의 기술심사, 타 행정기관과의 협의가 필요한 경우, 수입국 정부와의 협의가 필요한 경우, 수입국 현지 조사가 필요한 경우 추가적인 처리기간이 필요하다. 따라서, 기업은 선적일로부터 충분한 여유를 두고 수출허가를 신청하도록 하고, 수출허가를 받지 못해 선적을 하지 못하는 경우에 대비해 계약서 상에 수출허가 불가 시의 계약파기 조항 또는 면책 조항 등 해당 내용을 명확히 하여 기업의 피해를 최소화하여야 한다.
(3) 허가신청 결과관리
지식경제부로의 허가신청의 경우 허가결과는 전략물자관리시스템(YesTrade)을 통해 확인이 가능하다. 진행 중 허가기관으로부터의 보완요청이나 진행프로세스에 대해서는 이에 대해 적극적으로 대응해야만 짧은 기간 내에 허가를 취득할 수 있다.
허가심사 결과를 통보받은 경우 수출관리담당자는 회사 내 취급 품목에 관련된 모든 관련자가 파악할 수 있는 조치를 취해야 한다. 가장 좋은 방법은 시스템을 통한 공유일 것이다. 해당 수출 허가 건들을 DB화하여 접속이 허가된 관련자들이 쉽게 찾아볼 수 있도록 하거나 시스템 DB화가 어려운 경우 관련자들에게 메일 등을 통해 공유하도록 하는 것이다. 이를 통해 허가없이 전략물자가 수출되는 것을 막을 수 있을 것이며, 이후 동일한 건에 대해 초기에 이를 파악하여 동일한 절차 진행으로 인한 인적 시간적 낭비를 줄일 수 있으며, 불허가로 인해 기업이 계약을 불이행함으로써 입게 될지도 모를 피해를 사전에 예방할 수 있다.
4. 화물관리
화물관리란 제조ㆍ무역업체는 출하단계에서의 관리를 의미하며, 운송 ㆍ창고업체 등 물류업체는 선적, 내륙ㆍ해상 운송, 보관 및 입출고단계에서의 관리를 의미한다.
가. 화물관리 방법
화물관리 부서는 품목과 서류의 일치여부, 허가가 필요한 품목인지 여부 그리고 허가서류가 포함되어 있는지 여부를 최종 점검해야 하며, 미진한 점이 발견되는 경우 절차를 정지시키고, 사내 자율수출관리기구에 보고하여 조치토록 한다. 또한, 운송ㆍ보관 중 손상이나 도난 등 보안사건이 발생하였을 경우 신속히 화주에 통지하고, 전략물자 등 민감한 화물일 경우 정부 관련부처에 신고하도록 한다.
화물관리를 효율적으로 수행하기 위해서는 체크리스트를 활용하는 것이 바람직하며, 문제가 발생한 경우 전산시스템을 통해 관련 서류(출하/출고지시서, 인보이스, 선적지시서 등)가 생성되지 않도록 하는 것 또한 효율적인 관리방안이다.
나. 업종별 관리사항
(1) 제조/무역업체
제조/무역업체의 출하부서는 출하의뢰가 들어오는 경우 ➀ 품목과 출하서류의 기재내용 동일여부, ➁ 출하의뢰 품목의 전략물자 판정여부, ➂ 출하의뢰 품목의 수출허가 취득여부에 대한 확인을 수행한다.
확인결과 문제가 있는 경우 출하부서는 영업부서에 재확인을 요청해야 한다. 판정해 보지 않았거나 판정여부 확인이 불가한 경우 관련 부서에 전략물자 해당여부의 확인을 요청하고 거래심사 절차를 거치도록 한다. 전략물자 또는 상황허가대상 품목이 허가를 받지 않았거나 허가여부 확인이 불가한 경우 관련 부서에 허가절차를 진행하도록 요청한다. 상기의 확인 절차에 문제가 없는 경우 출하부서는 화물을 출하하고 세관에 수출신고 한다.
이렇게 문제없이 출하된 경우에도 필요 시 수출품목이 최종목적지의 최종사용자에게 제대로 전달되어 제대로 사용되고 있는지 확인하는 등 출하 후 관리를 소홀히 해서는 안 된다. 특히 “나”지역으로 전략물자가 수출된 경우나 최종사용자가 파악되지 않아 조건부 허가가 난 경우에는 사후관리가 반드시 필요하다. 사후관리를 위해 수출계약 시 최종사용처를 확인할 수 있도록 하는 내용(예 : 필요시 현장 방문, 현장 사진 등을 통한 최종용도 확인자료 입수 등)을 계약조건에 포함시키는 등의 방법이 있다.
(2) 물류업체(운송업체, 창고업체 등)
운송업체나 창고업체는 물류공급망 당사자로서 선적 또는 입출고 화물에 대한 전략물자 수출관리를 수행해야 한다. 이들 업체는 화주와의 계약서에 정보제공을 의무화하여, 판정ㆍ허가결과 등 전략물자와 관련된 정보를 화주로부터 입수해야 한다. 또한, 전략물자의 도난 등 비상사태 발생 시 즉시 대상품목 및 상황 등에 대한 정보를 내부 관련부서, 화주 및 정부 관계기관에 보고하고 이를 추적하여 회수할 수 있는 체계를 갖추어야 한다.
물류업체는 화물의 선적 및 입출고에 있어 기본적으로 인보이스, 포장명세서(Packing List), 입출고지시서, 선적지시서 등 화물관련 서류상의 정보와 실제 화물 간의 품목명, 수량에 대한 일치여부를 점검하고 전략물자인 경우 허가여부를 확인한다. 또한, 전략물자로 판정된 화물은 운송보관 중 손상이나 도난 등 보안사건이 발생하지 않도록 별도 절차에 따라 관리해야 한다. 예를 들어, 전략물자는 일반 화물과는 별도로 보관하여 혼재되는 것을 방지하며, 보관장소에 대한 접근 통제를 위해 보안담장 설치, 출입자 점검, CCTV 설치 등의 방안을 마련하는 것이 좋다. 우려 화물의 경우 X-ray 투시장비 등을 통해 내부를 확인하는 것도 향후 발생할 수 있는 위험을 최소화하는 방법이다.
5. 교육
적절한 전략물자 수출관리를 위해서는 자율준수체제 구축과 더불어 임직원들의 정확한 이해가 중요하다. 이를 위해 기업은 기본적으로 내부적인 인식제고, 국내외 수출통제 동향 및 관련 법령개정 동향 인지 등을 위해 교육을 실시해야 한다. 이러한 교육은 전략물자관리팀의 주도 하에 교육관련 부서와 협력해서 실시하는 것이 바람직하며, 지속적인 교육 실시를 위해 교육 목적에 따라 교육 내용, 교육 대상, 실시 책임자, 일정 등을 제도화하고 적절한 강사 육성과 교재 작성 등을 진행하는 것이 필수적이다.
효율적인 교육 수행을 위해 전략물자관리원과의 연계를 통해 e-교육관 활용이나 강사파견을 요청할 수 있으며, 전 사원에 대한 교육을 효과적으로 수행하기 위해서는 내부강사 양성도 필요하다. 또한, 사무국이나 전담부서의 담당자는 전략물자관리원에서 제공하는 교육이나 각종 전략물자 수출통제 세미나에 참석하여 전문지식을 습득할 수도 있다.
자율준수기업은 교육 수행 후 교육 내용과 그 결과를 관리해야 한다. 특히, 교육 수료 후 이해도 및 교육 실시의 효율성을 높이기 위해 테스트나 의견 교환은 반드시 필요하며, 교육 실시에 관한 수강기록을 반드시 남기고 이를 통해 어느 부문의 누가 교육을 받았는가를 파악할 수 있도록 한다.
가. 교육 방법
교육은 대상별로는 간부교육, 일반종업원교육, 신입사원교육 등이 있으며, 목적별로는 실무담당자, 전략물자 판정교육 등 기업 상황에 따라 실시가 가능하며, 교육의 빈도는 기업의 규모, 기업내 담당자의 교체빈도, 전략물자 수촐통제 법규나 정책의 변화 등에 따라 달라질 수 있다. 교육 교재는 상황과 대상자를 고려하여 텍스트, 비디오 등 적절한 것으로 준비한다. 전략물자관리원에서 교육용 동영상이나 전략물자 수출관리에 관한 각종 가이드북, 기타 자료 등을 제공하고 있으므로 이를 활용하는 것도 효과적이다.
나. 교육대상별 내용
효과적인 교육을 수행하기 위해서는 일정별, 계층별로 실시 목적에 따라 구분하여 실시할 필요가 있다. 특히, 교육 대상자의 직무에 적합한 교육이 이루어 질 수 있도록 검토해야 한다.
다. 자율준수 구축교육
전략물자관리원은 전략물자 자율준수체제 구축을 위한 교육을 정기적으로 개최하고 있으며, 자율준수무역거래자 지정을 희망하는 기업의 임직원을 대상으로 자율준수무역거래자 지정제도, 지정요건, 전략물자 수출관리를 위해 필수적인 판정, 거래심사 등에 대해 소개한다. 또한, 정기교육 이외에 기업 요청 시 해당 기업과의 협의를 통해 교육내용을 정하여 방문 교육도 이루어지고 있다.
6. 감사
기업은 자율준수 관련업무가 전반적으로 규정에 맞게 잘 운영되는지 정기적인 감사를 실시하여 확인하여야 한다. 확인결과 운영상에 문제가 발생하였을 경우 개선을 위한 지도를 실시하고 사고 재발방지를 위한 원인 규명과 대응책을 지시해야 한다.
가. 감사실시
감사는 연 1회 이상 정기적으로 실시하는 것이 바람직하다. 감사계획을 수립함에 있어 독립성이 보장된 감사자를 지정하고, 감사자는 감사항목과 감사방법을 계획한다. 전략물자 수출관리 최고책임자는 감사자가 원활하게 업무를 수행할 수 있도록 임직원들에게 협조할 것을 지시하는 등 최대한 지원해야 한다.
(1) 감사자
감사자는 독립성이 보장되어야 한다. 사외의 전문감사기관 또는 사내의 전략물자관리부서 외에 소속된 인원을 감사자로 지정하는 것이 바람직하다. 경우에 따라 전략물자관리부서에 소속된 자라 하더라도 수출심사 등을 실시하지 않는 사람이라면 최소한의 독립성은 보장된다고 할 수 있다. 기업은 감사의 목적 및 사내 실정에 따라 감사를 실시하는 주체를 달리 할 수 있으며, 이
(2) 감사항목
감사의 객관적인 기준은 사내 자율수출관리규정(운영세칙 등 포함)에 근거한 적절한 실시 여부이다. 주요 감사항목으로 관련자의 전략물자 수출관리제도 및 사내규정의 이해도, 문서화된 규정에 따른 수출관리절차의 준수도, 기록보관 상태 등으로 해당 직무에 맞는 감사항목을 규정한 체크리스트를 작성하여 실시한다. 이때 체크리스트는 사내 수출관리 규정 및 사내 매뉴얼에 준해서 작성한다. 필요한 경우 거래심사 및 수출허가 이행여부 등 특별 중점 감사항목을 설정하여 감사를 실시하고, 대상 부문별로 중점항목을 정해서 감사를 실시하는 것이 효과적이다.
(3) 감사방법
감사방법으로는 서면에 의한 감사와 실제로 현장을 방문해서 집행상황을 확인하는 실지감사가 있다. 감사는 모든 수출건이 적법한 절차에 따라 처리되었는지를 수출관련 서류 등을 통해 심사해야 하나, 전체 건을 심사하는 것이 불가능할 경우에는 전략물자 수출건을 중심으로 샘플을 추출하여 확인한다. 실지감사 중 수출계약을 결정하는 영업부문과 판정을 담당하는 연구개발부문의 담당자와 인터뷰를 실시하여 제도 및 절차의 이해도와 이행의지를 고취시키는 것도 자율준수체제 강화의 중요한 수단이 될 수 있다.
나. 개선 조치
감사의 가장 큰 목적은 사내규정과 이행상황의 차이점과 문제점을 밝혀 이를 개선하기 위한 조치를 취하고 그 결과를 최고책임자에게 보고하여 사내 전략물자 자율관리에 대한 수준을 지속적으로 개선하는 것이다. 개선 조치에는 이행상황 개선 뿐만 아니라 규정 개정도 포함된다.
감사인은 감사실시후 신속히 감사보고서를 정리해서 전략물자 수출관리 최고책임자에게 보고해야 한다. 감사보고서에는 상세한 감사과정과 결과가 포함되어 있어야 한다. 감사결과 대외무역법 등의 법령이나 자율준수체제 위반이 있었던 경우 최고책임자는 즉시 정부기관에 위반사항을 보고하고, 전략물자관리팀 등 관계부문에 개선토록 조치해야 한다. 법규 위반사항에 대해 자진 신고하지 않고 수사기관 등을 통해 적발될 경우에는 더 큰 처벌을 받을 수 있으므로 반드시 정부기관에 해당내역을 신고하여야 한다.
감사결과 개선을 지시받은 대상부문은 개선조치를 강구하고 그 내용을 전략물자관리팀 등에 기한을 정해서 보고해야 한다. 개선권고 받은 부문을 담당하고 있는 수출관리책임자는 개선조치가 계획대로 실시되었는지 등을 확인하여 감사 담당부문 및 최고책임자에게 개선 결과를 보고해야 한다. 이 때 전략물자관리팀 등은 필요에 따라 개선상황을 현장 조사하는 것이 바람직하며, 위반사항이 재발하지 않도록 조치해야 한다.
7. 자회사 관리
자회사 및 관련회사(이하 ‘자회사 등’)의 전략물자 수출관리 책임은 해당기업에 있으나, 자회사 등이 수출통제 위반할 경우 모회사에 간접적인 경영상의 손실은 물론 모회사 및 모회사와 관련된 기타 자회사의 전체적인 이미지에도 악영향을 줄 수 있다. 따라서, 모회사는 자회사 등의 수출관리 책임이 결국 모회사에 있음을 인식하고 그룹 전체적인 차원에서 모든 자회사가 자율준수체제를 구축하도록 하는 것이 좋다.
가. 국내 자회사 및 관련회사
모회사의 자회사 등에 대한 관리는 국내와 해외의 경우로 나누어 볼 수 있다. 먼저, 국내 자회사의 경우 임직원들에 대해 전략물자 수출통제의 중요성을 인식시키고 이행방법에 대해 주지시키는 교육은 반드시 실시해야 한다. 또한, 자회사 등에 대해 자율준수체제 구축이 필요한 경우에는 모기업의 자율관리규정을 감안한 자회사용 표준 자율관리규정을 제정하여 이를 통해 자회사에 자율준수체제 구축 및 운영에 관한 지도를 실시하는 것이 좋다. 자율준수체제가 구축된 자회사 등으로부터는 정기적으로 전략물자 수출관리 상황을 서면으로 제출받아 조사한 뒤에 개선사항이 있으면 개선지도를 실시하여야 한다. 또한, 판정정보 및 최종사용자 정보 등 관련정보를 제공하여 자회사 등이 실효적인 거래심사를 실시할 수 있도록 지원한다.
나. 해외 자회사 및 관련회사
전략물자 관리를 해외 자회사로 확대해 나가는 것은 모회사의 기업 이미지 제고 및 리스크 예방과 현지 기반 활용을 통한 최종사용자 파악 등 국내 모회사의 전략물자 관리에도 도움이 될 수 있다. 해외 자회사 등의 경우 자체적으로 해당국의 법령을 준수하는 동시에 국내 모회사의 전략물자 자율준수정책에 따라 해외 자회사에 동일한 기준의 사내 규정과 관리체계를 구축할 것을 요청하고 지속적으로 화상회의, 현지실사 등을 통해 지도하는 것이 바람직하다.
8. 문서관리
수출자는 전략물자 관련서류를 5년의 기간동안 보관해야 하는 의무가 있다. 이는 대외무역법 공소시효인 5년의 기간 내 허가기관의 장이 요청할 시 해당 서류를 즉각적으로 제출할 수 있도록 하기 위함이다. 관련 문서는 유사시 해당 기업이 적법한 절차에 따라 수출을 진행하였음을 증명하는 근거 자료가 되므로 아래 [표20]의 필수 보관서류는 반드시 물품 수출일 또는 기술 제공일로부터 5년간 보관하도록 조치해야 하며 유사시 기업의 due diligence를 효과적으로 증명하기 위해 필요한 여타 선택 보관서류도 동일한 기간동안 보관함이 바람직하다.
전략물자관리팀은 구매에서 출하, 통관에 이르는 일련의 수출과정에서 기업이 작성하고 제출하는 관련 문서 중 보관대상 문서의 범위를 구체적으로 지정하여 보존기간, 보존 및 열람 방법 등을 체계적으로 관리하여야 한다. 문서는 원본으로 보관하거나 보존이 용이하도록 전자파일과 같은 기록매체를 통하여 별도 관리하는 것도 가능하다. 한편, 해당서류에 대한 열람방법 및 대상에 대한 관리도 동시에 고려해야 할 중요사항이다.
전략물자관리팀은 문서관리규정을 통하여 문서의 보관, 열람 및 이동 등에 관하여 적절한 관리가 이루어질 수 있도록 조치하고, 관련부서에 대한 공지 및 교육을 통하여 이를 지속 주지시켜야 한다. 기존의 사규가 있는 경우 이에 통합적으로 반영하거나, 운영세칙이나 매뉴얼을 통해 구체화시키는 것도 바람직하다.
9. 벌칙
자율준수체제의 효과적인 운영을 위해서는 법규 위반에 대한 분명한 처벌이 있어야 한다. 따라서 자율수출관리규정에 위반에 대한 처벌 조항을 담고 있어야 하며, 위반 행위에 대한 별도 처벌규정을 갖추지 못하더라도 사내 인사규정 등에 근거하여 조치할 수 있도록 한다.
이러한 처벌 규정 이외에도 기업은 사고발생 시 보고체계를 갖추어야 한다. 보고체계는 신속한 조치가 가능하도록 미리 보고대상 등을 정해두어야 하며, 대외무역법 등 법규 위반 사실이 발견된 경우 관련 정부부처와의 보고체계도 마련해 두어야 한다.
만일 대외무역법 등에 대한 위반사실이 발견 된 경우 관계자는 신속하게 전담부서에 보고하여 신속한 조치가 가능하도록 한다. 전담부서는 위반 사실의 유무, 경위 등을 조사하여 그 결과를 자율수출관리기구의 장에게 보고하는 동시에 관계자들에게 신속하게 취해야 할 조치를 지시함과 아울러 대외무역법 등의 위반사실이 판명된 경우 관련 정부부처에 보고한다.
※ 관련 문의 : 전략물자관리원 임수성 연구원(02-6000-6495)
